一、前言

    物料編碼對于制造產(chǎn)業(yè)而言,是一項(xiàng)非常專業(yè)而艱巨困難的工作,許多企業(yè)曾經(jīng)重復(fù)三次/五次修改物料的編碼原則,仍然認(rèn)為公司使用的物料編碼技術(shù)有許多問題或困難,但卻又似乎找不到更好的解決方案。尤其,編碼規(guī)則訂定容易,但是訂定的好或不好,卻會(huì)影響整個(gè)公司的營運(yùn)效率,因?yàn)榱咸?hào)只要編訂一次,但是一旦料號(hào)編訂之后,每天公司的研發(fā)、制工、營業(yè)、生管、物控、采購、品管、倉管、制造、外包、成本、售后服務(wù)、進(jìn)出口……等部門的數(shù)十人、數(shù)百人、數(shù)千人或數(shù)萬人的員工,都要使用這個(gè)物料編號(hào)來工作,這個(gè)影響企業(yè)經(jīng)營績效的層面是非常重大的。

    物料編碼一旦出錯(cuò),后續(xù)修改也相當(dāng)?shù)睦щy,所以物料編碼相當(dāng)于大廈的地基,一開始就應(yīng)該務(wù)必正確,或應(yīng)該花更多的時(shí)間在上面。物料編碼的正確/成功與否,是整個(gè)PDM/ERP信息化的基石。

    為了協(xié)助許多在物料編碼上發(fā)生困擾的企業(yè)找到解決方案,我根據(jù)多年來輔導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營管理和企業(yè)全面信息化的經(jīng)驗(yàn),希望能幫助客戶從根本上解決物料編碼問題。

    二、如何判斷物料編號(hào)規(guī)則訂定的合理與否

    在編訂物料編號(hào)的時(shí)候,必須先思考下列幾個(gè)關(guān)鍵問題:

    1、高效性:

    既然物料編碼是企業(yè)內(nèi)部幾乎每一個(gè)部門的每一個(gè)人員每一天的工作都要處理無數(shù)次的事項(xiàng),如何讓每一個(gè)使用者快速有效率的查詢、輸入物料編碼,對經(jīng)營成本和效益是一個(gè)至關(guān)重大的事件,高階經(jīng)營主管不能不加以關(guān)心,并且必須對物料編碼原則加以明確的下決策,以確保公司所使用的物料編碼是相當(dāng)具備效率性的做法。

    2、易學(xué)性:

    一個(gè)企業(yè)的員工是會(huì)不斷流入,也會(huì)不斷流出的,規(guī)模越大的企業(yè),人員流進(jìn)流出的數(shù)量當(dāng)然會(huì)比較多,如何讓新進(jìn)員工在到職后的最短時(shí)間內(nèi)完全掌握狀況,將可以避免人員因?yàn)楣ぷ鹘唤由系氖д`所造成的損失。如果能夠讓新進(jìn)員工減少記憶的事項(xiàng),讓學(xué)習(xí)曲線縮短,卻又能夠把工作做得很好,這種物料編碼原則將會(huì)是一個(gè)比較好又合理的管理制度。

    3、擴(kuò)充性(成長性):

    一個(gè)企業(yè)的規(guī)模是可以不斷成長擴(kuò)大的,不僅是在人數(shù)上的成長擴(kuò)大,廠別會(huì)擴(kuò)大增加,營業(yè)所或辦室處會(huì)擴(kuò)大增加,子公司也會(huì)擴(kuò)大增加,產(chǎn)品類別會(huì)擴(kuò)大增加,事業(yè)處別會(huì)擴(kuò)大增加,公司跨越國家的投資也會(huì)擴(kuò)大增加,當(dāng)一個(gè)制造產(chǎn)業(yè)的物料編碼規(guī)劃人員,就必須要為公司長遠(yuǎn)的擴(kuò)大發(fā)展做思考,如何在企業(yè)發(fā)展到像飛利浦或奇異(GE)的規(guī)模的時(shí)候,您的物料編碼原則仍然是一個(gè)有效的編碼制度。

    4、明確性:

    物料編碼原則必須訂定得非常嚴(yán)謹(jǐn),避免不明確的編碼規(guī)則,例如有許多公司在編碼規(guī)則里訂定一個(gè):“其它類”,這種不明確的編碼原則會(huì)制造許多日后工作上的困擾。又如:“包裝類”,這也是一種模糊不明確的編碼規(guī)則,到底是紙箱、隔板、保麗龍、塑料袋、卷標(biāo)、說明書、保證書、內(nèi)標(biāo)、產(chǎn)地標(biāo)、棧板、木箱……等,應(yīng)該一項(xiàng)一項(xiàng)明確區(qū)分訂義出編碼原則。畢竟紙箱和卷標(biāo)一定有不同的編碼規(guī)則,不應(yīng)該合并在同一種大分類里。

    5、可分析性:

    物料編碼不僅僅是在每個(gè)部門的日常工作上會(huì)使用到,還必須要在高階主管和中階主管的經(jīng)分析管理體系中應(yīng)用到。包括:BY 產(chǎn)品類別、BY機(jī)種(機(jī)型或Model No)、BY用途別、BY物料類別、BY產(chǎn)地別、BY產(chǎn)品家族……等。如何規(guī)劃料號(hào)編碼規(guī)則,以及相關(guān)物料基本資料的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu), 確實(shí)是一門非常重要的學(xué)問。

    三、物料的定義和包含的范圍

    所謂物料,包括了:原材料、間接物料、制成品、半成品、商品、維修零組件……等用于直接投入產(chǎn)品生產(chǎn)制造,或間接輔助生產(chǎn)制造,或是用于營業(yè)部門銷售的產(chǎn)品,或是用于廠內(nèi)機(jī)器維修用途……等物料。除了上述物料項(xiàng)目之外,一個(gè)產(chǎn)業(yè)所會(huì)使用到的:圖號(hào)、固定資產(chǎn)、模具、工具、治具、夾具、網(wǎng)版……等等,也都會(huì)牽涉到編碼的問題,其編碼的規(guī)劃原則都是相同或類似的,我們在此先對于所有公司生產(chǎn)營運(yùn)上使用到之物料的定義加以說明如下:

    1、原材料:是指從供料廠商購買取得之貨品,而且必須是要投入車間(生產(chǎn)線)加工制造之后,才能產(chǎn)生另外一種產(chǎn)出品,再可以進(jìn)行出售的原始貨品。例如:紡織業(yè)使用的紗,注塑成型業(yè)使用的ABS塑料,電子業(yè)使用的IC半導(dǎo)體,化工業(yè)使用的硝酸……等。

    2、間接物料:是指從供料廠商購買取得之貨品,但是間接用于生產(chǎn)制造之用途,或是因?yàn)槠涑杀緝r(jià)格太小,在制造成本中根本無法/也不需要表達(dá)的貨品。例如:手套、打包袋、去漬油、潤滑機(jī)油……等。

    3、制成品:經(jīng)由公司廠內(nèi)自制,或經(jīng)由委外加工完成之最終產(chǎn)品,可供銷貨之完成品。

    4、半成品:經(jīng)由公司廠內(nèi)自制,或經(jīng)由委外加工生產(chǎn)之未完成貨品,可以再經(jīng)由生產(chǎn)領(lǐng)用,或外包領(lǐng)用的作業(yè),繼續(xù)進(jìn)行生產(chǎn)加工之貨品。

    5、商 品:直接向供貨廠商訂購,不需要經(jīng)過生產(chǎn)加工過程,即可直接銷售之貨品。

    6、受托加工品:客戶因?yàn)槲屑庸ざ峁┻M(jìn)廠的物料,因?yàn)樵擃愇锪喜⒎枪静少徶牧?必須另行編碼控管。

    7、維修零組件:用于保養(yǎng)或維修機(jī)器設(shè)備,廠房設(shè)施而使用之零組件,或備品,而非用于直接生產(chǎn)的物料項(xiàng)目。

    8、固定資產(chǎn)類物料:在請購/采購/驗(yàn)收過程中,尚未編訂固定資產(chǎn)編號(hào)之前,固定資產(chǎn)類的物料是否有需要編碼 ? 又該如何編碼 ?

    9、費(fèi)用類物料:日常在公司或工廠內(nèi)部會(huì)使用,或消耗掉的物料,屬于費(fèi)用類的項(xiàng)目,是否有需要編碼 ? 又該如何編碼 ?

 四、 編碼長度之規(guī)劃和迷失陷阱

    1、 編碼長度是否具備高度的工作效率:

    對于一個(gè)已經(jīng)實(shí)施全面信息化的企業(yè)而言,物料編碼在產(chǎn)業(yè)中的使用,幾乎遍及公司98%的部門,研發(fā)、制工、營業(yè)、采購、生管、物控、倉管、品管、制造、委外加工、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、制造成本、儲(chǔ)運(yùn)……等部門,都和物料編碼有著密切的關(guān)系。如果物料編碼的碼數(shù)越長,就表示公司每個(gè)同仁的工作效率將會(huì)越差,每個(gè)人的工作產(chǎn)值也必然越少。但是,如果編碼長度太短,卻又無法充份表達(dá)物料的特性,而可能容易造成工作失誤,或造成新進(jìn)同仁的學(xué)習(xí)曲線太長,增加公司營運(yùn)成本。因此,如何適當(dāng)?shù)囊?guī)劃各種物料的編碼長度,就是一門考驗(yàn)承辦人智能的重大工作。最理想的編碼長度約為12至15碼。

    2、不同大分類的物料,不必強(qiáng)制規(guī)定相同長度的編碼,或使用相同規(guī)則:

    不同類別的物料,沒有必要強(qiáng)制規(guī)定使用相同長度的編碼,也沒有必要使用同一種編碼規(guī)則。例如:PCB印刷電路板和Resistor電阻,這兩種不同類別的物料是否一定要使用相同長度的編碼? 或使用相同的規(guī)則來編碼 ? 答案是否定的,其原因說明如下:

    a、兩種不同類的物料,就具備不同的物料特性,必須使用不同的方式來加以描述,包括編碼的段數(shù)都可以不同,更不需要局限于編碼長度。

    b、一個(gè)企業(yè)是不斷成長或不斷改變經(jīng)營型態(tài)的有機(jī)體,一個(gè)目前正在生產(chǎn)電話機(jī)的企業(yè),半年后可以增加生產(chǎn)冷氣機(jī),或LCD液晶顯示器。原來強(qiáng)制規(guī)定物料編碼為12碼的長度,可能對冷氣機(jī)是無法滿足的編碼規(guī)則,一旦冷氣機(jī)的物料使用15碼的長度來編碼之時(shí),電話機(jī)的編碼長度是否也要讓它改為15碼的長度呢?原來公司只有一個(gè)深圳廠,后來公司不斷發(fā)展到東莞有一個(gè)廠,蘇州有一個(gè)廠,馬來西亞有一個(gè)工廠,日本有兩個(gè)廠,墨西哥一個(gè)廠,而且公司已經(jīng)有計(jì)算機(jī)事業(yè)處、電器事業(yè)處、通訊事業(yè)處、化工事業(yè)處、紡織事業(yè)處、機(jī)械事業(yè)處……等,不同事業(yè)處的物料需要使用相同長度的編碼規(guī)則嗎?